Privacyverklaring

1. Wie zijn wij?

Ovado ("wij") is de verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die wij via onze website en als aanbieder van onze dienst verwerken.

• Bedrijf: Ovado — [handelsnaam / rechtsvorm invullen]
• Adres: [vestigingsadres invullen]
• KvK-nummer: [KvK-nummer invullen]
• E-mail: privacy@ovado.nl

2. Onze rol: verantwoordelijke én verwerker

Voor de gegevens die wij zelf verzamelen (websitebezoekers, aanvragen via het contactformulier en onze eigen klantadministratie) zijn wij verwerkingsverantwoordelijke.

Voor de gegevens die binnenkomen via de telefoonlijn van een horecazaak die onze dienst gebruikt (de bestellingen en gesprekken van háár klanten), treden wij op als verwerker namens die horecazaak. De horecazaak is dan de verwerkingsverantwoordelijke. Hierover sluiten wij met elke klant een verwerkersovereenkomst (art. 28 AVG).

3. Welke gegevens verwerken we en waarom?

a. Contact- en demo-aanvragen (website). Naam, naam van je zaak, plaats, telefoonnummer, e-mailadres en je bericht. Doel: contact opnemen en een demo of offerte verzorgen. Grondslag: uitvoering van/aanloop naar een overeenkomst en ons gerechtvaardigd belang om op je aanvraag te reageren.

b. Klantadministratie. Zakelijke contact- en factuurgegevens van horecaondernemers die klant zijn. Doel: het leveren van de dienst en facturatie. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en wettelijke (bewaar)plichten.

c. Telefoongesprekken en bestellingen (de dienst). Wanneer een klant van een aangesloten horecazaak belt, neemt onze AI-assistent het gesprek aan en verwerkt deze de inhoud (zoals het bestelde, naam, afhaal-/bezorgadres en betaalwijze) tot een bestelling. Hierbij kunnen audio en/of transcripties tijdelijk worden verwerkt. Doel: het opnemen en doorgeven van de bestelling. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst tussen de horecazaak en haar klant en het gerechtvaardigd belang van de horecazaak. Bellers worden aan het begin van het gesprek geïnformeerd dat een (AI-)assistent het gesprek afhandelt.

d. Technische gegevens. Beperkte, noodzakelijke loggegevens om de website en dienst veilig en werkend te houden.

4. Ontvangers en verwerkers

Wij delen gegevens niet met derden voor commerciële doeleinden. Voor het leveren van de dienst schakelen wij zorgvuldig geselecteerde verwerkers in, met wie wij verwerkersovereenkomsten hebben gesloten:

• Telefonie (afhandeling van de telefoonlijn)
• Spraak- en AI-verwerking (het voeren van het gesprek en omzetten naar tekst)
• Tekstverwerking/AI (het samenstellen van de bestelling)
• Hosting en databasediensten (opslag van bestellingen en accounts)
• E-mail- en communicatiediensten

Een deel van deze partijen is gevestigd buiten de EER (bijvoorbeeld in de Verenigde Staten). In dat geval zorgen wij voor passende waarborgen, zoals de modelcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses) van de Europese Commissie.

5. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig. Aanvragen via de website bewaren we zolang dat nodig is om contact op te nemen en, bij een klantrelatie, voor de duur daarvan. Bestelgegevens worden bewaard zolang dat voor de horecazaak nodig is en conform de afspraken in de verwerkersovereenkomst. Voor facturatie geldt de wettelijke bewaartermijn van 7 jaar.

6. Jouw rechten

Je hebt op grond van de AVG het recht om:

• je gegevens in te zien (recht op inzage);
• onjuiste gegevens te laten corrigeren (rectificatie);
• je gegevens te laten verwijderen (recht op vergetelheid);
• de verwerking te beperken;
• bezwaar te maken tegen de verwerking;
• je gegevens over te dragen (dataportabiliteit).

Gaat het om gegevens die wij namens een horecazaak verwerken? Dan kun je je verzoek richten aan die zaak; wij helpen hen daarbij. Een verzoek aan ons kun je sturen naar privacy@ovado.nl. We reageren binnen de wettelijke termijn.

7. Klacht indienen

Ben je het niet eens met hoe wij met je gegevens omgaan? Dan heb je het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) via autoriteitpersoonsgegevens.nl. We stellen het op prijs als je het eerst met ons probeert op te lossen.

8. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies of onrechtmatige verwerking, waaronder versleutelde verbindingen en toegangsbeperking tot gegevens.

9. Cookies

Onze website gebruikt alleen functionele en strikt noodzakelijke cookies om de site te laten werken. We plaatsen geen tracking- of advertentiecookies. Zou dat in de toekomst veranderen, dan vragen we daar vooraf toestemming voor.

10. Wijzigingen

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen. De meest actuele versie staat altijd op deze pagina, met de datum van laatste wijziging bovenaan.