Handel de helft van de terugkerende vragen af zonder dat iemand ze leest
Bij de meeste klantenservices gaat de meeste tijd op aan een handvol vragen die elke dag terugkomen.
Dezelfde vragen komen elke dag terug in andere bewoordingen.
Vragen komen binnen via mail, telefoon, WhatsApp en social.
De kennis om iets te beantwoorden zit in het hoofd van een of twee collega's.
Bij drukte lopen de wachttijden op en klaagt iedereen tegelijk.
Wat we bouwen
Drie dingen die we in klantenservice aanpakken
Terugkerende vragen afvangen
Waar is mijn bestelling, hoe zeg ik op, klopt deze factuur: een handvol vragen is het grootste deel van het werk. Wij beantwoorden die met gegevens uit je eigen systeem, niet met een algemeen praatje.
Buiten kantooruren bereikbaar zijn
Vragen en telefoontjes komen 's avonds en in het weekend binnen en blijven liggen tot de volgende ochtend. De telefoon wordt opgenomen en wat direct te beantwoorden is, wordt direct beantwoord; de rest staat 's ochtends klaar met het uitgeschreven gesprek erbij.
Koppelen aan wat je al hebt
Dit werkt alleen als het bij je bestelsysteem, webshop of ticketsysteem kan. Wij bouwen die koppeling en vervangen niets wat al draait; als een koppeling niet netjes kan, hoor je dat voordat je iets afneemt.
Eén oplossing, gekoppeld aan al je bestaande systemen
Te bedienen · verzonnen gegevens
Een terugkerende vraag beantwoordt zichzelf
De vragen die elke dag terugkomen worden beantwoord met gegevens uit je eigen systeem. Alles wat daar niet in past gaat naar een mens, met de context erbij.
- 01Een ouder appt om 07:40
Speelt hier ook: de telefoon wordt altijd opgenomen.
Werkt samen met
Staat jouw pakket er niet bij? Meestal geen probleem. We kijken eerst of het kan en zeggen het eerlijk als het niet netjes lukt.
Vragen die we vaak krijgen
Goed om te weten in klantenservice
Vervangt dit onze supportmedewerkers?+
Nee, en dat is ook niet het doel. Het neemt de herhalende, eenvoudige vragen over. Je medewerkers houden daardoor tijd over voor de gesprekken die wel een mens vragen: klachten, uitzonderingen en klanten die je wilt houden.
Hoe menselijk voelt het voor de klant?+
Dat hangt af van hoe je het bouwt. Goed opgezet antwoordt het in jouw eigen toon, begrijpt het waar het gesprek over gaat en schakelt het door naar een mens zodra het gesprek daarom vraagt. Een klant kan altijd een mens krijgen.
Voor welke bedrijven is dit geschikt?+
Voor webshops, groothandels en dienstverleners, van een team van twee tot een afdeling van twintig. Juist bij kleine teams is het verschil groot, omdat daar niemand fulltime achter de mail zit.
Werk je in klantenservice?
Vertel in de gratis scan wat er bij jou elke week terugkomt. Binnen een werkdag hoor je waar wij zouden beginnen, en of het de moeite is.